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3 beneficios para unirte a la digitalización de los documentos
Después de lo ocurrido en la pandemia COVID 19 muchas empresas comenzaron a regresar a la presencialidad pero en esa llamada “vuelta a la normalidad” hubo muchos cambios, entre ellos el fin de la documentación física ¿Por qué? Existen varias razones que se desarrollaran en este blog pero la principal es una perspectiva hacia el desarrollo y la sostenibilidad.
1.¡Adiós al papel! Un beneficio directo, Reducción de costos
Una de las razones por las cuales las empresas están dejando de la documentación física tiene que ver con los elevados costos de la papelería por la escasez de papel en muchos países, pues en países como Estados Unidos, cada habitante gasta 307.5 kilos de papel al año, extrapolando esta cifra al ámbito empresarial deducimos que el gasto de papel es elevado y representa un alto costo para lasempresas pero seguro se está preguntando ¿Por qué hay tanto gasto de papel? las razones están relacionadas con:
- Imprimir duplicados de la documentación de forma irresponsable
- Reprocesos que impliquen reimpresiones
- Reprocesos que impliquen fotocopias
- Ausencia de capacitación al personal sobre el uso de la papelería o de la impresora
- Inexistencia de una conciencia sobre el reciclaje en el personal
Reducir costos y ser sólido financieramente es uno de los objetivos de cualquier empresa, facilite este proceso comenzando por su documentación de acuerdo con el Centro de Ciudadanía Corporativa (CCC) de la Fundación de la Cámara de Comercio de los Estados Unidos, en 2016, el papel se consideraba la categoría de desperdicio más grande de las empresas. De modo que ”si las compañías redujeran este desperdicio en un 1 por ciento, podrían ahorrar casi mil millones de pesos”
Por otro lado, según la Universidad de Yale, esta manipulación irresponsable se ve en unos costos indirectos entre los que están la impresión, el envío de faxes, el almacenaje y el reciclaje representan hasta 30 veces más el costo del papel comprado.
2.El tiempo es dinero, aumente su productividad
Otro de los beneficios que obtienes al utilizar por ejemplo una herramienta como DocuSign para la digitalización de tus documentos y el desarrollo de firmas digitales es el hecho de reducir los tiempos de trabajo en funciones de oficina como la papelería está comprobado que el tiempo de preparación de documentos físicos puede generar retrasos a la hora de contestar a una solicitud reduciendo así la productividad general de los equipos de trabajo de su empresa.
También se conoce que en promedio la distribución interna de un documento es de 30 minutos, al usar soportes electrónicos este tiempo se reduce en un 77% de esta forma se ahorrarían hasta 2,8 millones de horas al mes, lo que en pocas palabras daría como resultado el aumento de productividad de su empresa.
3.La sostenibilidad ambiental, un tema de todos.
El uso y la digitalización de los procesos tiene un efecto directo en su empresa pero también en el medio ambiente, cada año se pierden cerca de 7.3 millones de hectáreas de bosque en el mundo, esta madera se utiliza en gran parte para la producción de papel, como mencionamos anteriormente solo en países de las américas ya se desperdician miles de toneladas de papel una cifra que a nivel mundial escala a 300 millones de toneladas, una cifra absurda que nos hace decir basta, digamos adiós al papel y démosle la bienvenida a las nuevas tecnologías.
En Cercal comenzamos a utilizar DocuSign como herramienta para la gestión de documentos, más del 50% de los procesos nuevos que antes se hacían en papel ahora se gestionan de forma digital, con el uso de DocuSign le hemos ahorrado al planeta 912 mil kilogramos de madera al planeta así mismo como 148 mil kilogramos de basura, estos datos son en efecto una contribución al planeta, es decir como empresa logramos hacer un aporte importante a la sostenibilidad del planeta SOLO EN UN MES y entre más nos sumemos al cambio, más podrá verse la diferencia pues la sostenibilidad ambiental es un tema de todos que nos termina beneficiando a largo plazo, pero hay un beneficio adicional que como empresa podría interesarle.
Digitalizar y aportar al planeta le permiten convertirse en una empresa ESR (Empresa Socialmente Responsable) este término se utiliza para las empresas que tienen un compromiso social en su actividad, en este caso el respeto hacia el medio ambiente y su preservación. Como tal el beneficio está en mejorar la reputación de la empresa y su reconocimiento en la industria, además que muchos de los clientes prefieren afirmar abiertamente que tienen relación con empresas con conciencia social, en Cercal comenzamos a utilizar DocuSign como herramienta para la gestión de documentos, más del 50% de los procesos nuevos que antes se hacían en papel ahora se gestionan de forma digital.
Por esto te incentivamos desde Cercal Group a que tomes la decisión de digitalizar tu documentación, obtienes beneficios clave para tu empresa en Costos, reduciendo la inversión en los insumos relacionados con el papel, consigues mayor productividad evitando la pérdida de tiempo en procesos ajenos a las labores de tus colaboradores además de tener mayor control del documento en cuestiones de trazabilidad para la industria farmacéutica es un elemento clave, por último consigues demostrar tu compromiso social para mejorar tu reputación en la industria y frente a tus competidores, no lo pienses más dile adiós al papel digitalizando los procesos de documentación en tu empresa.
